如何举办新闻发布会

如何举行新闻发布会 | 蜘蛛传媒spidermedia
如何举行新闻发布会 | 蜘蛛传媒SpiderMedia

什么是新闻发布会?

新闻发布会是一公关传播方式:大量的邀请媒体记者、行业KOL,通过记者招待会、以人际沟通和公众传播的方式,将企业信息告知记者,然后由记者以大众传播的方式进一步将企业最新信息告知社会公众,从而增加信息的曝光度。

新闻发布会的优点是,可以一次将信息传递给许多媒体,公平地响应媒体,并且可以利用现场进行图、声、视频、演讲、采访等多种形式演绎,更生动地向媒体传达企业信息,媒体事后撰写文章或发布新闻报道,将大大的有助于提高品牌知名度。

但是举行新闻发布会成本较高、耗费时间和精力。对于常规新闻事件发布,可考虑使用蜘蛛传媒的新闻通稿发布,将企业信息以新闻稿的方式传送给各个相关媒体,高效及时并节约成本。

新闻发布会的类型和方式

新闻发布会的类型主要有一下几点:

1、例行新闻发布会;

2、突发事件新闻发布会;

3、重大活动新闻发布会;

4、公告型新闻发布会;

5、网络新闻发布会

新闻发布会也可以在大规模的市场营销活动、新品发布会、或投资者关系活动中并行举办。

如何准备和举行新闻发布会

一旦新闻发布会的日期确定了,我们需要提前两个月准备。只要可以安排场地,准备工作至少可以在4周内完成,但考虑到产品的生产时间等,最好是在两个月前就开始做准备计划。

下表是涉及新闻发布会的主要事项,以及我们建议的准备时长,当然,具体到不同的发布会,也会有其他的事项需要添加进来。

事项责任人/相关人准备时间
准备新闻发布会计划,并申请内部批准8-10周前
场地选择及预订8周前
确认演讲时间表(会场预览、议程、演讲者时间表确认)8周前
物料的设计、确认和订购(媒体资料包、多媒体资料、样品、礼品等)7周前
媒体邀请函,邀约媒体名单确认,开始媒体邀请2-3周前
演讲材料的最终确认2周前
媒体参与确认一周以前
物料交付(媒体资料包、多媒体资料、样品、礼品等)一周以前
新闻发布会当天
会后跟进 2周

新闻发布会的策划

在策划新闻发布会时,以下问题可以帮助你设置发布会目标和计划:

  1. 你想传达什么信息?
  2. 你希望获得多少曝光?(包括报纸、电视、杂志、网络、社交媒体等,目标媒体数量、目标文章/报道数量)
  3. 媒体希望在即将发布的信息中获取哪些要点(影响、新颖性、创新、公共/社会、行业影响、紧迫性、季节性因素……)?
  4. 你想在新闻发布会上向媒体公布哪些关键信息(或关键词)?

新闻发布会会场选择和会场准备

选择新闻发布会的场地非常重要,通常情况是使用酒店的宴会厅、租赁会议室、活动场地空间等,如果公司场地足够,也可以使用自己的场地。要确保场地交通便利,确认是否有停车场、确保入口容易找到,另外还要确认场地内是否有足够的接待处空间、茶歇交流区域、投影展示及演讲区域,是否有衣帽间、指引牌、场地布局是否合适、是否有工作人员提供音响支持等,总之,在选择场地时,我们要方方面面考虑到位。
除上述几点外,我们还需要检查场地的灯光、设备等,例如讲台,投影仪,屏幕,麦克风,音视频设备。如果您不能在会场安排,则需要通过音频设备租赁或活动公司安排。

另外,部分情况下,还需要在会场旁边准备一个招待室、休息室、或记者采访室,大小可容纳40-50人左右,可根据具体情况而定。

如何邀请记者和媒体

新闻发布会最重要的一点是确保邀请媒体的数量。因此,PR(公关人员)需要在新闻发布会召开之前的2-3周内,以下方式与媒体接触。

1)媒体邀请函

一封专业的媒体邀请函可以体现发布会的专业层次,并且可以提高媒体邀约效率,避免反复重复沟通确认发布会细节。在发布标题中,请注明发布会主题,并在引言中描述新闻发布会的背景,接下来,介绍活动的时间和日期、地点(地图)、出席者、演示的内容,媒体联系人(姓名、电话、邮箱等)。

*******发布会
媒体出席回执
媒体名称
出席代表(共____名)姓名+职称+电话+邮箱
(请填写每位出席代表的信息)
是否携带拍摄器材
是否需要采访
是否需要其他资料(如选择“是”,请罗列所需资料)

 

2)联系各个媒体并分发邀请函

通过电话、微信、邮箱等方式一对一联系媒体记者,并向他们发送媒体邀请函。

当然,媒体邀约的工作,也可以由外部供应商来协助完成,可以节约时间和精力,同时专业的机构如蜘蛛传媒媒体资源更加丰富、媒体沟通更有经验,可以确保新闻发布会的目标达成。

邀请有影响力的人

在新闻发布会前,很多情况下不仅要邀请媒体记者,还要邀请社交媒体影响力者(KOL)、以及优秀的自媒体这。在选择社交媒体KOL和自媒体时时、由于必须选择与公司产品相匹配、并具有在特定领域中有传播能力的影响者。

在做完以上邀请工作后,要及时整理出席反馈,并且阶段性与媒体确认出席情况,如果媒体确认数量在活动日期之前一周内仍未达到目标,应立即应对,进一步宣传邀请函,提醒确认出席的媒体,以确保会议当天的人数更加可控。

联系新闻通稿发布机构

虽然新闻发布会现场会有约定的媒体到场并对新闻进行报道,但现场可覆盖的媒体毕竟有限,通过新闻通稿发布机构进行批量发稿,可以有效补充媒体覆盖面,同时可以放大新闻发布会传播范围和效果。蜘蛛传媒在大陆覆盖1万多家媒体渠道、海外媒体覆盖40多个国家,是企业发布会常用的选择。

新闻发布会上的讲义和物料

以下是新闻发布会当天要分发的标准物料。

媒体工具包

包括:公司简介、提前撰写好的新闻通稿、发布会议程打印放入文件夹,产品或纪念品,发布会后可将可公开的演讲材料、视频和照片等上传网上,将连接发送给记者。

其中,产品可以

产品样品

您可以在礼品包中将样品作为纪念品,与其他物料放在一起。如果样品无法分发,可以通过图片、透视图等方式描述。

背景板/背景墙

带有公司Logo、及发布会主题的背景墙是发布会活动必须的,包括签到背景板、以及演讲背景板。背景板上的内容将出现在新闻发布会的人员后面。价格因尺寸和组装容易程度而异。

背景墙的设计非常重要,因为在发布会现场和后期宣传中,背景墙会多次出现,上面所呈现的内容包括公司Logo、发布会主题能都会随之出现,增加品牌的曝光度。

 

新闻发布会上的讲义和物料 | 蜘蛛传媒spidermedia
新闻发布会背景板 | 蜘蛛传媒SpiderMedia

好看的背景墙,会引发参会人自发拍照传播的欲望。尤其是在邀请艺人的PR活动中,很多情况下会给艺人拍照,拍照背景通常是签到墙,在媒体宣传时品牌也会获得一定的曝光效果。
此外,还可以设计一些带有公司Logo元素的手持相框、条幅、面板、创意脸谱、搞笑装饰等,在新闻发布会上给参会者用于拍摄纪念照片,上面带有PR内容,例如“XX将在XX发布!”,以吸引更多的人拍照,增加品牌及产品的曝光。

 

新闻发布会当天的分工 | 蜘蛛传媒spidermedia
新闻发布会手持相框 | 蜘蛛传媒SpiderMedia

新闻发布会当天的分工

在新闻发布会当天,必须预先确定分工,如发言人、媒体沟通人员、接待员、指导人员、音响及麦克风人员等,主要角色如下。

公共关系(2人):发布会当天,负责媒体跟进和沟通,确保媒体的出席、接待、发布相关资料。
演讲者/发言者:演讲者需要排练走场,在排练中,演讲者站的位置、姿势都要提前考虑到,并要熟悉PPT的遥控操作、调试灯光,如果场地昏暗,尤其需要检查灯光情况。

接待(签到人员及引导人员):负责参会人的签到,签到时,建议留下参会人名片,媒体签到尤其要注意核对名片,签到完成后,将参会文件包分发给参会人(也可以提前把参会文件包在座位上),然后引导人员负责将参会人引入场内,按次序就坐。
指导人员(2人)负责引导媒体入场,并提前告知媒体拍摄注意事项,比如:演讲者的位置/移动、场地中的灯光布局、以及其他拍摄镜头调整所需的信息。

主持人:可以选择公司内部人员,或外部专业的主持人。发布会前几天,至少每天需要和主持人过两次脚本,并确认工作流程、发言人及演讲人信息、会场音视频音乐信息等。

麦克风工作人员(2人):负责随时关注演讲人、主持人麦克风的状态,并准备1个以上备用麦克风,在问答环节中,负责将无线麦克风带到会场询问器的负责人,如果会场很大,则需要两人以上在会场左右两边待命。

在发布会前1个小时,至少进行一次最后排练,并检查声音,主持人、演讲者都要进行一次走场。
此外,在新闻发布会闭幕后,进行专场采访时,一名PR(公关)要在受访者和记者旁边等候,控制采访内容,避免问题太长,以影响其他媒体采访时间。

 

新闻发布会后的跟进 | spidermedia
媒体采访 | SpiderMedia

新闻发布会后的跟进

新闻发布会之后,公关人员需要和媒体保持密切联系,询问记者是否有新闻发布会上不清楚的地方、或者跟进记者撰写文章时提出的问题和其他问题,公关人员可能会忙到深夜。通过及时响应各个媒体,会提高品牌对媒体的评价,因此活动结束后请多加注意沟通。
然后, 补充新闻通稿内容(如图片、视频等),和新闻发布机构将新闻通稿的发布时间,这时候新闻发布机构如蜘蛛传媒也会随时响应。通常当天晚上或第二天,新闻将会陆续发布,但媒体发布后并不意味着工作结束了,反而要继续跟进、加深和媒体的关系。在确认媒体发布新闻后,请及时确认文章内容、联系记者致谢,并调动公司内部及外部资源转发、传播文章,记者也会很乐意看到内容被广泛传播。

通过加深和媒体的关系,有可能为品牌带来深入报道的机会。在新闻发布会上,我们主要宣传产品和服务,但也有一些媒体希望深度了解公司的背景、发展、以及背后更多的故事,因此可以安排公司高管对媒体进行回应(如专访的形式),并且对市场趋势、客户需求、公司发展的秘密故事(遇到何种技术上困难/内部的困难、如何克服的)等做展开讨论,将有更多机会在媒体上获得深度曝光。

同样,你也可以策划一系列的主题相互衔接,在新闻发布会后陆续发布,使品牌传播螺旋式上升,实现持续曝光的现象。

新闻发布会的效果评估

PR活动的总结报告中,效果评估是必不可少的一部分。新闻发布会传播的效果评估,衡量方法因公司而异。通常可以以媒体曝光数量、媒体权重、参会者反馈、客户反馈等多个维度衡量。个别情况需要呈现成本效益和效益衡量时,则需要对媒体投放进行广告价值预估,对于网络媒体,文章发布网站的级别,类型、PV值、以及社交媒体溢出效果,搜索引擎(如百度)主要关键词搜索的曝光量等都可以作为参考指标。但是目前市面上并没有权威的、有效的广告价值换算机制。

新闻发布会支持

蜘蛛传媒为企业新闻发布会提供媒体支持,包括媒体邀约、新闻通稿发布、媒体传播效果评估等方案。详情可以通过我们的官网www.english.spider-media.cn咨询我们的顾问。

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